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人力資源分析步驟

時間:2022-02-25

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很多人糾結(jié)如何使人力資源分析工作產(chǎn)生影響,因為他們著手開展人力資源分析項目的方式可能并不會導(dǎo)致成功。對人力資源分析從業(yè)者來說,最明智的做法是構(gòu)建一套方法論,把人力資源分析工作結(jié)構(gòu)化。

一、為什么要開展人力資源分析?

如果你了解為何要開展人力資源分析項目,你將很難發(fā)現(xiàn)它給經(jīng)營帶來的價值。在進行人力資源分析時人們通常習(xí)慣于從數(shù)據(jù)開始,但是以終為始卻是一個更好的途徑。換句話說,首先定義好你試圖改變什么,以及為什么要做出改變。要做好一個分析項目需要花費時間和精力,這意味著你需要成為系統(tǒng)思考并且要考慮從人力資源流程到商業(yè)問題的所有環(huán)節(jié)。對每一個項目來說,都應(yīng)該有需要解決的商業(yè)問題。

二、我們提出的方法論可以歸結(jié)為八個步驟:

01提出商業(yè)問題

提出商業(yè)問題是澄清業(yè)務(wù)難題的另一種方式,必須首先考慮這一步,以免弄錯分析對象,此步驟也可以增加項目成功的機會。只有清楚地提出問題以界定,才可以保證該分析項目是組織真正需要的。如果不澄清問題,項目很難得到資金支持。正確地提出商業(yè)問題還可以為后續(xù)的分析提供明確的方法,有效界定包括如下幾個方面的商業(yè)問題。

阿斯利康公司人力資源分析負責(zé)人克里斯蒂安·科爾馬克認為,熟知業(yè)務(wù)是提出問題的基礎(chǔ),他說:“只有花時間和高管在一起,才能了解業(yè)務(wù)是如何運作的。當(dāng)業(yè)務(wù)部門提出要求時,你可以理解其背景并能給出一個高質(zhì)量的答案,我感到幸運的是,從不缺少業(yè)務(wù)問題。”

1、用恰當(dāng)?shù)淖稍兗记?。傾聽、提問能幫助我們發(fā)現(xiàn)問題的核心。在人力資源分析工作中,我們必須充分考慮一系列問題如內(nèi)部業(yè)務(wù)動態(tài)外部市場力量、財務(wù)影響以及與組織價值的聯(lián)系等等。對這些領(lǐng)域進行調(diào)研并運用有效的提問技巧,可以保證正確理解和定義業(yè)務(wù)問題。

2、歸納商業(yè)問題并與項目擔(dān)保人進行討論。要確保就分析項目中要解決的商業(yè)問題達成一致,可以將這些問題寫下來并爭取項目擔(dān)保人簽字同意,接下來就可以正式開展項目了。

3、此步驟可以簡單也可以復(fù)雜,簡單的方式可以通過一次談話完成,復(fù)雜的方式可以和不同利益相關(guān)者的多方對話,以保證澄清問題。你也許需要大量的資源來開展項目,如資金、人員和時間,所以就即將研究的問題進行澄清是很重要的。雖然速度很重要,但要成功實施項目,最好不要太急于做事,因為完成質(zhì)量才是最重要的。

02形成假設(shè)

提出并澄清假設(shè)對“驗證”商業(yè)問題產(chǎn)生的原因很重要,假設(shè)可以被用來指導(dǎo)數(shù)據(jù)收集和具體的分析實踐,使之和商業(yè)問題相關(guān)聯(lián)。事先形成假設(shè)有助于從數(shù)據(jù)的顯性關(guān)系而不是真實的、隱藏的關(guān)系得出結(jié)論。恰當(dāng)?shù)募僭O(shè)同樣會使工作變得更簡單,讓我們可以為項目選擇最適當(dāng)?shù)姆治龇椒ā?/p>

下列步驟是形成好假設(shè)的關(guān)鍵:

1、假設(shè)應(yīng)該是一個陳述句而不是一個問題。

假設(shè)是可靠的、可以被檢驗的解釋或者預(yù)測。假設(shè)陳述類似于:如果我們這樣做,結(jié)果會怎樣。例如,如果公司中員工離職率高于期望值,假設(shè)可能會被表達為:如果我們增加薪酬,離職率將會下降。

2、用相關(guān)研究文獻形成假設(shè)。

與人相關(guān)的問題已經(jīng)研究了很多年,也積累了大量關(guān)于不同問題之間因果關(guān)系的知識。你在設(shè)計假設(shè)時,要利用該領(lǐng)域關(guān)鍵學(xué)術(shù)期刊中最新的科學(xué)思想。谷歌學(xué)術(shù)是進行學(xué)術(shù)文獻回顧的一個很好的起點。

3、與項目擔(dān)保人討論假設(shè)。

把你的假設(shè)告訴項目擔(dān)保人,以保證假設(shè)能準(zhǔn)確反映項目擔(dān)保人希望被解釋的問題。

4、確保澄清問題。

好的假設(shè)陳述都是用清楚、簡單的語言加以描述的。通過閱讀假設(shè)陳述語句,應(yīng)該可以明確了解每一個可能的分析結(jié)果是否會支持該假設(shè)。

5、確保假設(shè)是可以被檢驗的。

科學(xué)方法試圖證明假設(shè),因為簡單地駁斥一個假設(shè)會將注意力轉(zhuǎn)移到另一個不同的思維。當(dāng)其假設(shè)未被拒絕時,分析者通常會繼續(xù)推進。假設(shè)需要被檢驗的次數(shù)取決于一系列因素,如研究設(shè)計的嚴(yán)謹性、數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及該項工作的影響有多大。但要牢記的是,支持假設(shè)的大量結(jié)果可能被一個額外的反向檢驗所推翻。

不要讓假設(shè)過于宏觀,要解決一些業(yè)務(wù)難題可能會涉及多個假設(shè)。但是,多個假設(shè)會使分析變得更加復(fù)雜,因此要為理性設(shè)置假設(shè)數(shù)量做好準(zhǔn)備,以降低研究的復(fù)雜性。

03收集數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)收集步驟要求找出對檢驗假設(shè)最相關(guān)的數(shù)據(jù),并決定數(shù)據(jù)質(zhì)量動手開始進行分析。分析者需要決定應(yīng)該匯總現(xiàn)有數(shù)據(jù)還是采集新的數(shù)據(jù),兩者都需要。需要注意的是,此步驟很容易變得難以控制。項目開始時,分析者可能很清楚所需數(shù)據(jù)以及分析的意圖,但當(dāng)分析者開始進行數(shù)據(jù)清洗并初步分析時,可能會出現(xiàn)新的、更有吸引力的問題,需要進行進一步的研究,這時分析者需要提醒自己事先想要回答的業(yè)務(wù)難題以及將要驗證的相關(guān)假設(shè)以避免分散注意力,確保更好地聚焦于想要的數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)收集過程中有以下5點竅門:

1、記住目的,不要很快在數(shù)據(jù)中迷失方向,那樣會導(dǎo)致你失去最終目標(biāo)。很多數(shù)據(jù)分析者天生具有好奇心,這對他們成功擔(dān)任數(shù)據(jù)分析者是重要的,但同樣會由于不夠聚焦而使你分散項目的注意力。

在開始收集數(shù)據(jù)前建立個數(shù)據(jù)畫像項目通常會進展緩慢,分析者開始往往會把資源投到對現(xiàn)有數(shù)據(jù)的整合中,這些數(shù)據(jù)可以被用來檢驗假設(shè),但是人們會發(fā)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)并不像開始時想象得那樣全面。要克服這一點,需要花時間規(guī)劃數(shù)據(jù)并且在開始收集數(shù)據(jù)之前進行稽核。

2、聚焦于已有的數(shù)據(jù)。這聽起來簡單直白,但是很多分析人員由于相信他們總是需要新的數(shù)據(jù)而將其復(fù)雜化。

3、仔細考慮新的數(shù)據(jù)。之前應(yīng)該評估你已經(jīng)擁有的數(shù)據(jù)開始,在回答有的問題時,可能需要新的數(shù)據(jù),

4、研究(組織內(nèi)部或者外部)可能會幫助你回答至少一部分此類問題。如果需要新的數(shù)據(jù)集,你就要仔細考慮如何收集數(shù)據(jù)集。擁有少量新的、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)要好于擁有大量但僅僅部分可用的數(shù)據(jù)。同樣要綜合考慮你未來需要的數(shù)據(jù),以避免不得不重復(fù)收集數(shù)據(jù)。

5、如果現(xiàn)有數(shù)據(jù)不好且收集新的數(shù)據(jù)非常困難,你可能要依賴科學(xué)研究文獻中的研究結(jié)論而不是你自己收集新數(shù)據(jù)。

04實施分析

很多人認為這一步才是真正的分析。在此階段,方法論和統(tǒng)計學(xué)將被用于數(shù)據(jù)分析以檢驗假設(shè)并且為進一步提煉結(jié)論創(chuàng)造條件。缺少這一步,分析項目就缺少了基石:不進行分析,就不會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的規(guī)律。在此關(guān)頭,選擇正確的方法進行分析是至關(guān)重要的,因為選擇正確或錯誤的方法決定著分析結(jié)果的效度。

許多不同的分析方法以及相關(guān)的技術(shù)可以使分析更聚焦、更成功,要選擇正確的技術(shù)以及正確的分析方法,分析者至少應(yīng)該了解有哪些方法和技術(shù)可以實現(xiàn)分析目的。

05揭示觀點

人力資源分析中一個最常見的要求是“給我結(jié)論,而不是數(shù)據(jù)”。數(shù)據(jù)是有用的,分析結(jié)果也是有趣的,但只有理解了分析背景以及分析結(jié)果的內(nèi)涵才有可能提出結(jié)論。

人力資源分析必須提出結(jié)論的原因有二:

1、分析者不能假定項目擔(dān)保人和利益相關(guān)者能得出正確的結(jié)論,項目擔(dān)保人可能不善于得出結(jié)論,因此人力資源分析從業(yè)者應(yīng)該把提出結(jié)論作為自己的主要任務(wù)之一;

2、如果分析者僅僅展示沒有結(jié)論的數(shù)據(jù)和分析,管理者和項目擔(dān)保人可能會得出最符合自己想法的結(jié)論。阿霍德-德爾海茲集團的人力資源分析主管巴特·沃恩說:我們想通過提出結(jié)論來提高決策質(zhì)量,我傾向于不設(shè)計分析儀表盤,也不設(shè)計人力資源報告,我們應(yīng)該聚焦于提煉觀點。

盡管這一步驟并沒有魔術(shù)般的公式,如下技巧可以提供幫助:

1、清楚地用單獨的語句來描述結(jié)論。如果你不能用單獨的語句清楚地描述結(jié)論,就要問問自己,這是否真的是結(jié)論。用單獨的語句描述結(jié)論非常有用,它可以幫你得出明確的建議。

2、可能的話,用一個可視化視圖來表達一個結(jié)論。作為澄清結(jié)論的一部分,試試用一個視圖來展示一個結(jié)論。并非所有的結(jié)論都可以被輕易地可視化展示,但是無論何時只要有可能,就要嘗試將結(jié)論進行可視化設(shè)計,顯而易見,這樣做有利于有效溝通。

3、避免只展示原始數(shù)據(jù)或分析而不作解釋。領(lǐng)先的分析從業(yè)人士建議不要把原始數(shù)據(jù)當(dāng)作結(jié)論,因為這會導(dǎo)致人們分散注意力并讓人感到繁瑣。同樣,要避免僅僅展示分析圖表,如冗長的相關(guān)性分析表和技術(shù)細節(jié)。相反,要展示的是對數(shù)據(jù)的解釋。

4、問問自己每一個結(jié)論意味著什么。當(dāng)你得出結(jié)論時,你應(yīng)該能夠說明為什么這是重要的。

5、聚焦于揭示關(guān)鍵的結(jié)論。人力資源分析領(lǐng)域領(lǐng)先的實踐者強調(diào),聚焦于最重要的結(jié)論是非常重要的。你可能會得出大量的結(jié)論并希望能分享給大家,但是最好不要讓你的聽眾感到信息太多而應(yīng)接不暇,要回到業(yè)務(wù)問題并以此作為聚焦的指導(dǎo)原則,保持聚焦會對項目的成功有所幫助。

06決定建議

就像你需要依靠數(shù)據(jù)來提煉觀點一樣,你還需要根據(jù)結(jié)論提出建議。你可以反思一下“如果我的結(jié)論足夠重要,需要加以重點說明,業(yè)務(wù)部門需要做點什么呢?”分析項目是用來幫助業(yè)務(wù)部門提高績效的,所以盡管結(jié)論會引人注目,但只有行動建議才能幫助組織提高經(jīng)營績效。根據(jù)結(jié)論提出的建議才是業(yè)務(wù)主管需要的,也是項目擔(dān)保人需要的,清晰的建議會成為推動變革的強大的力量。

有的分析項目在此階段失敗,僅僅是因為沒有清晰地闡述相關(guān)建議。要保證從結(jié)論中提煉出建議,可以參考下列技巧:

1、對每一個結(jié)論提出建議。這樣可以使分析者聚焦于說明為什么結(jié)論是重要的,以及如果在該方面做些工作,業(yè)務(wù)將會得到怎樣的改進。

2、單個建議歸類,形成重要主題。在從所有的結(jié)論中導(dǎo)出建議后,對這些建議進行歸納和分類,得到重要主題和主要建議或合并同類項。

3、大膽自信。分析專業(yè)人士對業(yè)務(wù)問題有著獨特的視角,在考慮經(jīng)驗數(shù)據(jù)算得出結(jié)論后,他們就有能力據(jù)此提出建議。要勇往直前,提出你的建議。

4、不用在進行解釋。清楚地描述每個建議,像撰寫聲明那樣。每個建議都應(yīng)作為一個清晰、簡單的陳述而單獨提出,不應(yīng)該再進行解釋。它可能需要討論,但建議本身應(yīng)該是很清楚的,如"這個結(jié)論表明……因此,我建議…“。

07明確你的觀點

所有的分析項目都有真相大白的時刻,這通常發(fā)生在與項目擔(dān)保人或者其他利益相關(guān)者溝通項目結(jié)果時,這時,分析者一定要明確你的觀點。這是你能夠影響他們決策的時刻。有經(jīng)驗的人力資源分析從業(yè)者和領(lǐng)導(dǎo)者知道他們何時會產(chǎn)生影響力,他們可以判斷溝通方式是否有效。我們建議采用以下方法來明確你的觀點:

1、結(jié)論轉(zhuǎn)換為故事。故事要來自于結(jié)論,并且通過可視化的方式與建議聯(lián)系起來。仔細考慮可視化方案,采用能吸引注意力的、比較有趣的可視化方案。在增加任何可視化圖表之前,要確保你清楚地了解自己想讓每個可視化圖表傳遞什么信息??梢圆捎玫囊粋€技巧是在進行可視化之前,先把你自己的想法記下來。不要僅僅復(fù)制粘貼數(shù)據(jù)或統(tǒng)計結(jié)果的屏幕截圖,這樣做遠遠不夠。

2、在使用任何演示軟件前(如PPT),你可以先擬訂故事腳本。這將會為講故事設(shè)計一個好的流程,而且毫無疑問,講故事所需的時間也會縮短,你不可能在紙上寫出多達45頁的故事,但你可能見過許多長達45頁甚至更多頁的PPT。

08實施與評估

實施與評估包括3個具體目標(biāo);

1、它可以保證把制定決策作為項目的重要結(jié)果;

2、基于這些決策設(shè)計行動;

3、可以推動項目評估,了解是否為組織產(chǎn)生了價值回報。

這一步才是真正艱苦工作的開始。葛蘭素史克公司全球人力資源數(shù)據(jù)分析總監(jiān)本·尼古拉斯說:“他們想聽你必須講的,但是他們未必想要采用你的分析結(jié)論去做艱難的工作來改變業(yè)務(wù)?!北M管存在上述風(fēng)險,但重要的是,要想辦法把分析項目繼續(xù)做下去直到得出結(jié)論,從而為組織中的利益相關(guān)者提供價值,這里的利益相關(guān)者包括股東、員工、社區(qū)等。

在此階段,分析者可以嘗試下列技巧:

1、推動決策。在此階段,項目擔(dān)保人和利益相關(guān)者需要決定是否接受項目提出的建議,并就決策達成一致。為了實現(xiàn)這一點,可以把下列問題作為溝通和討論的一部分: “你同意我的建議嗎? " “針對這些建議,你是否同意要做些什么?”也許你還可以提出進一步的問題,使討論要深入,例如,“下一步的實施計劃是什么?"“誰來負責(zé)實施這些行動計劃?“

根據(jù)項目提出建議的影響范圍,你或你的支持者也許需要尋求變革管理資源。

2、專家或顧問的支持,以確保實現(xiàn)預(yù)期結(jié)果。對那些諸如一次性培訓(xùn)課程等比較簡單直接的項目來說,可能并不需要此步驟。但是,如果你的建議是實施一項新技術(shù)以實現(xiàn)流程的自動化,這會影響到每位員工。

3、與人力資源伙伴(HRBP)并肩工作,與你的人力資源伙伴緊密合作,特別是當(dāng)項目的行動建議將要被付諸實施時。貝勒斯科特與懷特健康公司的人力資源分析總監(jiān)喬納森·弗蘭普頓認為: “我們的影響是使人力資源伙伴就項目結(jié)果采取行動,我們并不衡量自己完成了多少個報告,而是衡量我們的影響力?!?/p>

4、借機評估你的項目。每一位分析者的關(guān)鍵職責(zé)之一,是采用計算投資回報率(ROI)的方式來評估已實施建議的有效性。

考慮評估的時間節(jié)點時,要將項目的短期影響和長期影響都考慮進去。

除了衡量投資回報率,一個很好的實踐是要反映出項目進展得如何,并且找到影響未來項目成功的因素。在項目過程中以及項目結(jié)束時確立一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)來進行評估與衡量,將有助于整個項目的成功。

例如:在之前的公司,我們設(shè)計了一個很難通過的高管評估標(biāo)準(zhǔn),我們根據(jù)對成功的被試者和不成功的被試者作的分析,設(shè)計了輔導(dǎo)和學(xué)習(xí)計劃。在幾年的時間里,高管測評的通過率提高了一倍多?!?/p>

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